4.1 Wat is aanbesteden?
Zodra scholen de vraagbundeling georganiseerd hebben, breekt het proces van aanbesteden aan. Tijdens een aanbestedingtraject gaan scholen op zoek naar een marktpartij die hun de gewenste dienstverlening kan bieden. Aanbesteden is tijdrovend en complex. Hierdoor besluiten veel scholen dit proces uit te besteden aan partijen die hier ervaring mee hebben (zie 4.4).
4.2 Waarom aanbesteden?
Binnen de EU zijn een aantal opdrachtgevers ‘aanbestedingsplichtig’, zoals de staat, provincies, gemeenten, waterschappen maar ook een groot aantal publieksrechtelijke instellingen als ziekenhuizen, woningcorporaties en scholen. De Europese Unie (EU) heeft aanbestedingsrichtlijnen opgesteld voor het totstandkomen van een interne markt en om binnen de EU een vrije en eerlijke concurrentie te stimuleren. Deze spelregels zorgen voor integratie binnen Europa opdat elke aanbieder van breedbanddiensten in Europa gelijke kansen heeft op overheidsgerelateerde opdrachten.
Hoewel dit traject wettelijk is opgelegd door de EU, biedt het een school ook voordelen. Inschrijvers, oftewel marktpartijen die reageren op de oproep tot mededinging (OTM), moeten namelijk exact aangeven aan welke eisen ze wel en niet kunnen voldoen. Hierdoor kan een school een goede prijs-kwaliteitverhouding bepalen. Tevens is het opstellen van een dergelijk programma van eisen voor de school een bewustwordingsmoment doordat zij nauwkeurig moet aangeven welke dienstverlening gewenst is. Dit resulteert in een overzicht van financiële, functionele en technische eisen. Door een gezamenlijke aanbesteding kunnen de diverse instellingen hun krachten bundelen en zal het voor marktpartijen interessanter (lees rendabeler) worden om te reageren op een dergelijke oproep tot mededinging.
Met behulp van de aanbestedingsrichtlijnen streeft de EU naar openbaarheid, doorzichtigheid en objectiviteit. Het begrip ‘openbaarheid’ betekent dat overheidsopdrachten bekend zijn bij het gehele Europese bedrijfsleven. Daarnaast kan ‘transparantie’ bereikt worden door het toepassen van uniforme procedures en inschrijftermijnen voor Europees aanbesteden. Tot slot ontstaat ‘objectiviteit’ door het opstellen van niet-discriminerende criteria voor het selecteren van aanbieders.
4.3 Welke fasen onderscheiden het aanbestedingsproces?
De aanbestedingsproces kent vier deelfasen die in onderstaande tabel samengevat zijn. Per fase staan documenten vermeld die een school kan gebruiken als voorbeeld en ter ondersteuning:
Relevante documenten
Oproep tot Mededinging (OTM) = Call for Proposals
Selectie- en gunningprocedure document
Vraag en antwoord document (via email bij SSOG op te vragen)
Deze documenten kunnen worden gebruikt door scholen die er voor kiezen om dit proces zelf te doorlopen dan wel ter ondersteuning van partijen aan wie een school de aanbesteding heeft uitbesteed.
4.4 Wat zijn belangrijke aandachtspunten voor scholen?
Indien scholen zelf niet voldoende expertise in huis hebben of opzien tegen de juridische en administratieve rompslomp, bestaat er vanzelfsprekend de mogelijkheid om dergelijke aanbestedingstrajecten uit te besteden aan partijen als Expanding Visions, Stratix of M&I.
Tijdens de verwerving van producten en diensten volgens EU richtlijnen moet een school alert zijn op:
Zodra scholen de vraagbundeling georganiseerd hebben, breekt het proces van aanbesteden aan. Tijdens een aanbestedingtraject gaan scholen op zoek naar een marktpartij die hun de gewenste dienstverlening kan bieden. Aanbesteden is tijdrovend en complex. Hierdoor besluiten veel scholen dit proces uit te besteden aan partijen die hier ervaring mee hebben (zie 4.4).
4.2 Waarom aanbesteden?
Binnen de EU zijn een aantal opdrachtgevers ‘aanbestedingsplichtig’, zoals de staat, provincies, gemeenten, waterschappen maar ook een groot aantal publieksrechtelijke instellingen als ziekenhuizen, woningcorporaties en scholen. De Europese Unie (EU) heeft aanbestedingsrichtlijnen opgesteld voor het totstandkomen van een interne markt en om binnen de EU een vrije en eerlijke concurrentie te stimuleren. Deze spelregels zorgen voor integratie binnen Europa opdat elke aanbieder van breedbanddiensten in Europa gelijke kansen heeft op overheidsgerelateerde opdrachten.
Hoewel dit traject wettelijk is opgelegd door de EU, biedt het een school ook voordelen. Inschrijvers, oftewel marktpartijen die reageren op de oproep tot mededinging (OTM), moeten namelijk exact aangeven aan welke eisen ze wel en niet kunnen voldoen. Hierdoor kan een school een goede prijs-kwaliteitverhouding bepalen. Tevens is het opstellen van een dergelijk programma van eisen voor de school een bewustwordingsmoment doordat zij nauwkeurig moet aangeven welke dienstverlening gewenst is. Dit resulteert in een overzicht van financiële, functionele en technische eisen. Door een gezamenlijke aanbesteding kunnen de diverse instellingen hun krachten bundelen en zal het voor marktpartijen interessanter (lees rendabeler) worden om te reageren op een dergelijke oproep tot mededinging.
Met behulp van de aanbestedingsrichtlijnen streeft de EU naar openbaarheid, doorzichtigheid en objectiviteit. Het begrip ‘openbaarheid’ betekent dat overheidsopdrachten bekend zijn bij het gehele Europese bedrijfsleven. Daarnaast kan ‘transparantie’ bereikt worden door het toepassen van uniforme procedures en inschrijftermijnen voor Europees aanbesteden. Tot slot ontstaat ‘objectiviteit’ door het opstellen van niet-discriminerende criteria voor het selecteren van aanbieders.
4.3 Welke fasen onderscheiden het aanbestedingsproces?
De aanbestedingsproces kent vier deelfasen die in onderstaande tabel samengevat zijn. Per fase staan documenten vermeld die een school kan gebruiken als voorbeeld en ter ondersteuning:
Relevante documenten
Oproep tot Mededinging (OTM) = Call for Proposals
Selectie- en gunningprocedure document
Vraag en antwoord document (via email bij SSOG op te vragen)
Deze documenten kunnen worden gebruikt door scholen die er voor kiezen om dit proces zelf te doorlopen dan wel ter ondersteuning van partijen aan wie een school de aanbesteding heeft uitbesteed.
4.4 Wat zijn belangrijke aandachtspunten voor scholen?
Indien scholen zelf niet voldoende expertise in huis hebben of opzien tegen de juridische en administratieve rompslomp, bestaat er vanzelfsprekend de mogelijkheid om dergelijke aanbestedingstrajecten uit te besteden aan partijen als Expanding Visions, Stratix of M&I.
Tijdens de verwerving van producten en diensten volgens EU richtlijnen moet een school alert zijn op:
- Drempelbedrag: zodra een ICT-opdracht globaal groter is dan € 200.000 dan is een instelling verplicht om de opdracht Europees aan te besteden. Het is niet toegestaan om een opdracht op te knippen!
- Rechtvaardiging staatssteun: een school moet bij de Europese Commissie kunnen aantonen dat de overheidsondersteuning die zij krijgt legitiem is voor haar breedbandplannen. Door het verlenen van overheidssteun kan een lidstaat eigen ondernemingen bevoordelen ten opzichte van ondernemingen uit andere lidstaten hetgeen concurrentievervalsing in de hand werkt.
- Doorlooptijd: er dient minimaal 52 dagen te zitten tussen het versturen van de aankondiging en de deadline voor het indienen van voorstellen door marktpartijen.