6.1 Inleiding
Zodra het glasvezelnetwerk in gebruik is genomen, dient het beheerd te worden. Dit betekent onder andere dat er procedures in werking moeten treden bij storingen. Om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen is het belangrijk dat hier door de aanbieder of de scholen goed aandacht aan wordt besteed.
Als de scholen op glasvezel zijn aangesloten, ontstaan ook mogelijkheden om het ICT-beheer te professionaliseren en nieuwe leervormen in het klaslokaal te introduceren. Glasvezel is immers geen doel, maar een middel voor scholen om geld te besparen en beter onderwijs te kunnen leveren. In dit hoofdstuk staan we ook kort stil bij het benutten van deze mogelijkheden.
6.2 Beheer
De mate waarin een school wordt geconfronteerd met beheer is sterk afhankelijk van de dienst waarvoor is gekozen. Bij een MES vallen de beheertaken voor zowel de passieve als de actieve infrastructuur onder de verantwoordelijkheid van de aanbieder. De school hoeft dan alleen nog maar te controleren of de aanbieder zich aan de gemaakte afspraken houdt wat betreft snelheid en beschikbaarheid van het netwerk. De aanbieder dient daarover per kwartaal te rapporteren. Vaak zijn er in de SLA boeteclausules opgenomen voor het geval de aanbieder de SLA niet nakomt.
Wat zijn de ingrediënten van een SLA? In de SLA wordt onder andere afgesproken:
Indien er niet voor een MES wordt gekozen, maar een customer owned oplossing de voorkeur krijgt (zoals in Delft, Leiden en Den Haag), is de invulling van het beheer van zowel de actieve laag als de passieve laag de verantwoordelijkheid van de scholen. In de praktijk zullen ze dit beheer niet zelf uitvoeren maar uitbesteden. Ook in deze uitbestedingscontracten worden eisen opgenomen ten aanzien van de kwaliteit en beschikbaarheid van de verbinding, zoals zojuist beschreven. In de praktijk wordt het beheer van de passieve infrastructuur en de actieve infrastructuur meestal apart geregeld. Zo heeft de stichting Glaslokaal in Den Haag het beheer van de kabels en leidingen uitbesteed aan de aannemer die ook het netwerk heeft aangelegd. Het beheer van de actieve laag ligt bij de partij die deze laag verzorgt.
Als het passieve netwerk in eigendom wordt genomen, zal hiervoor een organisatie (meestal een stichting of Besloten Vennootschap) worden opgericht. Deze organisatie geeft de opdrachten voor beheer en ziet toe op de correcte naleving daarvan. Ook in dit geval worden er SLA’s afgesloten. Daarnaast krijgt de organisatie vaak een bestuur die het beleid bepaalt en een directeur die het beleid uitvoert.
Meten van gebruiksintensiteit
Doorgaans levert een leverancier hulpmiddelen om de beschikbaarheid van de verbinding te meten. Hierbij kan een school bijvoorbeeld zelf via een browser meten wat de uptime en de bandbreedte per tijdseenheid is geweest. Hierdoor zijn scholen in staat om realtime te monitoren of de gewenste netwerkprestaties worden geleverd.
6.3 Facturering
Een onderwerp dat speciale aandacht vraagt is de facturering. Afhankelijk van het gekozen model en de financiële afspraken, moet er bij oplevering van het netwerk in veel gevallen een eenmalig bedrag worden betaald. Daarnaast wordt vaak ook afgesproken dat een deel van de vergoeding in maandelijkse termijnen wordt voldaan. Een leverancier zal het liefst zaken doen met een aanspreekpunt en niet met alle scholen individueel. Daarom moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt over de financiële stromen. Het is aan te raden dit via de centrale organisatie te laten lopen. Deze incasseert in dat geval het geld bij de scholen en betaalt de leveranciers.
6.4 Benutten van de mogelijkheden van glasvezel
Beheerkosten maken een substantieel deel (schattingen variëren tussen 50 en 70%) uit van de totale ICT kosten. Hoewel glasvezel niet noodzakelijk is voor een school om slim beheer te voeren ontstaan er door deze breedbandige infrastructuur wel nieuwe mogelijkheden om het beheer van de school te professionaliseren. Door ICT-faciliteiten te delen (bijvoorbeeld centrale serverparken) met andere instellingen ontstaan er kansen als:
Remote beheer & support
Dankzij glasvezel wordt beheer en ondersteuning op afstand eenvoudig. Via de permanente symmetrische verbinding kunnen het netwerk en de applicaties op afstand worden beheerd. Hierdoor kan er snel en adequaat gereageerd worden op incidenten zonder voorrijkosten. Uiteraard is dit eveneens een ontlasting van de ICT-coördinator(en). Een aantal bedrijven is gespecialiseerd in het beheren van schoolnetwerken en vaak ook in staat om een prijs per werkplek per jaar te berekenen.
Zodra het glasvezelnetwerk in gebruik is genomen, dient het beheerd te worden. Dit betekent onder andere dat er procedures in werking moeten treden bij storingen. Om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen is het belangrijk dat hier door de aanbieder of de scholen goed aandacht aan wordt besteed.
Als de scholen op glasvezel zijn aangesloten, ontstaan ook mogelijkheden om het ICT-beheer te professionaliseren en nieuwe leervormen in het klaslokaal te introduceren. Glasvezel is immers geen doel, maar een middel voor scholen om geld te besparen en beter onderwijs te kunnen leveren. In dit hoofdstuk staan we ook kort stil bij het benutten van deze mogelijkheden.
6.2 Beheer
De mate waarin een school wordt geconfronteerd met beheer is sterk afhankelijk van de dienst waarvoor is gekozen. Bij een MES vallen de beheertaken voor zowel de passieve als de actieve infrastructuur onder de verantwoordelijkheid van de aanbieder. De school hoeft dan alleen nog maar te controleren of de aanbieder zich aan de gemaakte afspraken houdt wat betreft snelheid en beschikbaarheid van het netwerk. De aanbieder dient daarover per kwartaal te rapporteren. Vaak zijn er in de SLA boeteclausules opgenomen voor het geval de aanbieder de SLA niet nakomt.
Wat zijn de ingrediënten van een SLA? In de SLA wordt onder andere afgesproken:
- wat de minimale beschikbaarheid is van de verbinding (uitgedrukt in een percentage van een tijdseenheid)
- wat de minimale snelheid (up- en down) is
- wat de maximale overboeking van het netwerk is
- hoe snel storingen verholpen moeten worden
- wanneer onderhoud aan het netwerk gepleegd kan worden (het ‘service window’)
Indien er niet voor een MES wordt gekozen, maar een customer owned oplossing de voorkeur krijgt (zoals in Delft, Leiden en Den Haag), is de invulling van het beheer van zowel de actieve laag als de passieve laag de verantwoordelijkheid van de scholen. In de praktijk zullen ze dit beheer niet zelf uitvoeren maar uitbesteden. Ook in deze uitbestedingscontracten worden eisen opgenomen ten aanzien van de kwaliteit en beschikbaarheid van de verbinding, zoals zojuist beschreven. In de praktijk wordt het beheer van de passieve infrastructuur en de actieve infrastructuur meestal apart geregeld. Zo heeft de stichting Glaslokaal in Den Haag het beheer van de kabels en leidingen uitbesteed aan de aannemer die ook het netwerk heeft aangelegd. Het beheer van de actieve laag ligt bij de partij die deze laag verzorgt.
Als het passieve netwerk in eigendom wordt genomen, zal hiervoor een organisatie (meestal een stichting of Besloten Vennootschap) worden opgericht. Deze organisatie geeft de opdrachten voor beheer en ziet toe op de correcte naleving daarvan. Ook in dit geval worden er SLA’s afgesloten. Daarnaast krijgt de organisatie vaak een bestuur die het beleid bepaalt en een directeur die het beleid uitvoert.
Meten van gebruiksintensiteit
Doorgaans levert een leverancier hulpmiddelen om de beschikbaarheid van de verbinding te meten. Hierbij kan een school bijvoorbeeld zelf via een browser meten wat de uptime en de bandbreedte per tijdseenheid is geweest. Hierdoor zijn scholen in staat om realtime te monitoren of de gewenste netwerkprestaties worden geleverd.
6.3 Facturering
Een onderwerp dat speciale aandacht vraagt is de facturering. Afhankelijk van het gekozen model en de financiële afspraken, moet er bij oplevering van het netwerk in veel gevallen een eenmalig bedrag worden betaald. Daarnaast wordt vaak ook afgesproken dat een deel van de vergoeding in maandelijkse termijnen wordt voldaan. Een leverancier zal het liefst zaken doen met een aanspreekpunt en niet met alle scholen individueel. Daarom moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt over de financiële stromen. Het is aan te raden dit via de centrale organisatie te laten lopen. Deze incasseert in dat geval het geld bij de scholen en betaalt de leveranciers.
6.4 Benutten van de mogelijkheden van glasvezel
Beheerkosten maken een substantieel deel (schattingen variëren tussen 50 en 70%) uit van de totale ICT kosten. Hoewel glasvezel niet noodzakelijk is voor een school om slim beheer te voeren ontstaan er door deze breedbandige infrastructuur wel nieuwe mogelijkheden om het beheer van de school te professionaliseren. Door ICT-faciliteiten te delen (bijvoorbeeld centrale serverparken) met andere instellingen ontstaan er kansen als:
- Besparing van ruimte en energiekosten: door 1 locatie compleet in te richten met servers en uit te rusten met de benodigde voorzorgsmaatregelen voor calamiteiten (brand, diefstal en stroomstoring) kan er flink worden bespaard;
- Gezamenlijke backup: opslag van data kan buiten de school gebeuren in de hierboven beschreven locatie zonder dat een medewerker dagelijks het ‘cassettebandje’ hoeft te verwisselen of periodiek een DVD dient te branden van kritieke data;
- Virtualisatie: het delen van opslag en servercapaciteit (rekenkracht) zonder inproductiviteit. Scholen kunnen dan onderling afspreken wie over een bepaalde capaciteit zou moeten kunnen beschikken;
- Licentiekosten: gezamenlijke aanschaf van gebruiksrechten voor educatieve en administratieve software systemen;
- Standaardisatie: instellingen (school, gemeente, pedagogische instelling) kunnen veilig onderling gegevens van leerlingen (elektronische dossiers) uitwisselen door gebruik te maken van dezelfde typen systemen (leerling volg systeem);
- Databeveiliging: door gebruik te maken van een gezamenlijke firewall kan het Internet dataverkeer op 1 plek worden gefilterd.
Remote beheer & support
Dankzij glasvezel wordt beheer en ondersteuning op afstand eenvoudig. Via de permanente symmetrische verbinding kunnen het netwerk en de applicaties op afstand worden beheerd. Hierdoor kan er snel en adequaat gereageerd worden op incidenten zonder voorrijkosten. Uiteraard is dit eveneens een ontlasting van de ICT-coördinator(en). Een aantal bedrijven is gespecialiseerd in het beheren van schoolnetwerken en vaak ook in staat om een prijs per werkplek per jaar te berekenen.